Lad medarbejderne vide, at du overvåger deres e-mails for at sikre, at alt bliver professionelt.
Selv om internettet kan forbedre virksomhedens produktivitet, kan det også misbruges. Internet-brugspolitikker hjælper med at definere acceptabel onlineadfærd og begrænse virksomhedens ansvar, når uhensigtsmæssige handlinger træffes. For eksempel kan en medarbejder, der sender onde e-mails via virksomhedens e-mail-server, udsætte virksomheden for ansvar. Politikkerne skal give medarbejderne en klar retning om, hvordan virksomhedens internetadgang kan bruges.
acceptabel brug
Acceptable brugspolitikker er rygraden i de fleste standarder for arbejdspladsteknologi. De beskriver, hvad medarbejdere kan og ikke kan gøre på internettet. For eksempel tillader medarbejderne ikke adgang til ulovlige eller upassende websteder, såsom spil eller pornografi. Hvis medarbejderne besøger sådanne websteder, kan virksomheden blive ansvarlig i eventuelle retssager, der opstår, selvom medarbejderne har undertegnet acceptabel brugspolitik, hjælper med at reducere ansvaret. Sådanne politikker hjælper også medarbejdere, som f.eks. At beskytte dem mod at se pornografi, hvis en anden medarbejder konstant kigger på porno og forsøger at vise det til andre medarbejdere. Disse politikker skal også tydeligt beskrive, hvor meget personlige medarbejdere kan bruge via virksomhedens internet, og hvilke websteder der kan accepteres, såsom personlige e-mail eller sociale netværkssider. Antallet af tid varierer fra virksomhed til virksomhed. Et kreativt marketingfirma kan give medarbejdere mulighed for at surfe på nettet netop efter ideer, mens et informationssikkerhedsfirma muligvis ikke tillader nogen personlig internetbrug. Periodisk overvågning af medarbejdernes internetbrug er med til at sikre, at politikker følges.
E-mail åbner døren for at misbruge, medmindre du har strenge politikker. I modsætning til ansigt til ansigt eller telefonsamtaler er der et niveau for adskillelse, når du sender en e-mail til nogen. E-mailens bekvemmelighed gør det nødvendigt på arbejdspladsen, men din internetbrugspolitik skal adressere den rigtige måde at bruge e-mail på. Medarbejdere bør bruge arbejds-e-mail-konti strengt til arbejdskommunikation, ikke personlig kommunikation. Politikken skal stave elementer, der er uacceptable i e-mails, såsom seksuelle kommentarer eller profanitet, samt negative kommentarer om virksomheden eller medarbejderne. E-mails sikkerhedskopieres ofte og opbevares i årevis, og efterlader et spor, hvis der ikke rapporteres om uhensigtsmæssig adfærd. Lad medarbejderne vide, at deres e-mails kan overvåges. Dette hjælper med at sikre, at medarbejderne ikke kan få virksomheden til at se ud til eksterne kunder og kan begrænse intern chikanering.
Downloads
At downloade filer fra internettet eller fra e-mails kræver et stramt regelsæt. Hvis en medarbejder ved et uheld downloader en virus, kan det inficere hele virksomhedssystemet. Politikker til internetbrug bør være meget klare over, hvilke filer der kan accepteres at downloade, fra hvilke websteder og den korrekte procedure. Hvis du f.eks. Gemmer den til skrivebordet i stedet for at åbne en fil lige fra en e-mail, kan du køre den gennem antivirusprogrammer under download.
Konsekvenser
Medarbejdere skal vide, hvad der kan ske for dem, hvis de ikke følger politikkerne for internetbrug. En standard beredskabsplan, såsom en verbal advarsel for en første grundlæggende lovovertrædelse efterfulgt af en skriftlig advarsel om den anden lovovertrædelse og fyring for den tredje, giver medarbejderne klare forventninger til konsekvenserne. Mange virksomheder omfatter mere alvorlige sanktioner for, hvad de anser for alvorlige lovovertrædelser, såsom seksuelt chikane e-mails, der sendes fra en arbejdspladscomputer. For disse forbrydelser kan medarbejderen blive fyret ved den første lovovertrædelse. Hver medarbejder skal underskrive politikken for at bevise, at han forstår acceptabel brug af virksomhedens internet. Internet misbrug kan gøre arbejdsmiljøet ubehageligt for medarbejdere, der skal håndtere andre, der blæser arbejde for at tilbringe personlig tid online eller som besøger upassende websteder i åben visning af andre. At sætte brugspolitikker på plads sætter de samme forventninger til alle medarbejdere for at gøre dem mere produktive og mere komfortable på arbejdspladsen.
