Oprettelse af en medarbejderhåndbog er et stort arbejde, men behøver ikke at binde dig til dit skrivebord.
Måske vokser du din lille virksomhed og har brug for en medarbejderhåndbog for første gang. Eller måske tog du det korte halm og er blevet nomineret for at gentage din virksomheds forældede manual. Under alle omstændigheder skal arbejdet være så omfattende som muligt og skitsere selskabets politikker om deltagelse, fordele, computerbrug, sikkerhedsprocedurer, arbejdslovgivning, vold på arbejdspladsen og seksuel chikane. Potentielle juridiske konsekvenser og projektets fulde omfang kan gøre opgaven tilsyneladende overvældende, men der er flere ting, du kan gøre for at gøre arbejdet nemmere.
Gennemgå nuværende politikker
Gennemgå alle dine nuværende politikker og procedurer, før du udarbejder en medarbejderhåndbog. Rediger eventuelle eksisterende politikker, der ikke fungerer godt, og tilføj nye, hvis det er nødvendigt for at sikre, at alle relevante oplysninger er inkluderet i den nye håndbog. Processen med den samlede politikrevision kan være tidskrævende og lidt kedelig, men en grundig politisk gennemgang før du opretter håndbogen forsinker behovet for at opdatere dokumentet senere. Det kan også hjælpe dig med at beskytte dig lovligt, da du opretter et formelt dokument, der beskriver politikker og procedurer, kan skabe forpligtelser for både dig og dine medarbejdere.
Vælg en distributionsmetode
Når du udarbejder din nye medarbejderhåndbog, skal du tænke på, hvordan du bedst kan distribuere den til medarbejderne. Trykte håndbøger virker godt, men det kan være svært at oprette internt, alt efter projektets størrelse. Elektroniske versioner af håndbogen bliver let opdateret og distribueret, men det kan være sværere at sikre, at alle medarbejdere modtog et elektronisk dokument. Nogle stater mandat, at papirkopier af håndbogen skal stilles til rådighed for enhver medarbejder, der anmoder om det. Målet er at gøre informationen så let tilgængelig for medarbejderne som muligt, både for at give hende en henvisning og for at forhindre hende i at hævde, at hun ikke var klar over en klart fastlagt politik.
Check med Legal
Medarbejderhåndbogen kan skabe en juridisk bindende kontrakt mellem virksomhed og medarbejder. Dette kan være godt for virksomheden, hvis man for eksempel i håndbogen klart siger, at firmaet var berettiget til at skyde en kronisk fraværende medarbejder. Men håndbogssprog kan også arbejde imod virksomheden. En angivet liste over disciplinære procedurer, der skal følges inden afslutningen af en medarbejder, kan bruges mod et firma, der brænder en medarbejder uden først at udmase alle de disciplinære handlinger, der er beskrevet i håndbogen. En juridisk gennemgang sikrer, at dokumentet overholder alle føderale og statslige love, og at det ikke skaber utilsigtede juridiske spørgsmål.
Opdatering
En af de mest almindelige fejl, som arbejdsgiverne gør, er at glemme håndbogen, når det oprindelige projekt er færdigt. Mens du ikke behøver at ændre medarbejderhåndbogen ofte, kan ændringer i ansættelseslovgivningen og de interne politiske ændringer nødvendiggøre opdatering af håndbogen. Når den oprindelige håndbog er færdig, skal du udnævne en person på kontoret til at være ansvarlig for opdatering af håndbogen, når det er nødvendigt. Denne person bør også være ansvarlig for at få ændringer gennemgået af advokat og distribuere den opdaterede håndbog til medarbejdere.
