Konferencekoordinatorer sikrer, at begivenhederne løber glat.
Konferencekoordinatorer forvalter alle de aktiviteter, der gør konferencerne vellykkede. De vælger højttalere og præsentanter, markedsfører arrangementet og sørger for alle arrangementer for højttalere og delegerede. Koordinatorer organiserer konferencer for virksomheder, faglige og akademiske institutioner, forlag og politiske grupper. De måler succesen af deres begivenheder med antallet og kvaliteten af de delegerede, de tiltrækker, og feedback fra deltagerne.
Højttalere
Koordinatorer arbejder med konferencens arrangører for at udvikle et tema og et program til arrangementet. Som koordinator skal du identificere højttalere, som kan dække emner, der vil interessere publikum og opfordre dem til at deltage. Til akademiske konferencer spørger du højttalerne for at indsende papirer til evaluering. For forretningskonferencer spørger du højttalere for detaljer om deres præsentationer, så du kan promovere arrangementet til potentielle delegerede. Du skal også identificere personer, der kan deltage i rundbordssamtaler og vælge en præsentator, der introducerer hver højttaler og giver links over hele konferencen.
Skema
Når du har detaljer om højttalernes emner, udarbejder du en tidsplan , tildele en tid til hver højttaler og sætte præsentationerne i løbende rækkefølge. En koordinator skal kategorisere de vigtigste emner som hovedpræsentationer og give dem vigtige positioner i tidsplanen, som f.eks. Åbning eller lukning af præsentationer. Du tildeler tid under konferencen til break-out sessioner, hvor grupper af delegerede kan mødes for at diskutere emner af interesse for dem. Bryder til forfriskninger og frokost skal også indbygges i tidsplanen.
Placering
Hvis du ikke arbejder fra et fast sted, som et universitet eller et konferencecenter, skal du vælge en placering for arrangementet. Lokalet skal være tilgængeligt for de delegerede, som arrangementet skal tiltrække. Hvis konferencen appellerer til et nationalt eller internationalt publikum, skal du vælge et sted, der ligger tæt på en større lufthavn. Lokaler til lokale eller regionale konferencer skal være let tilgængelige ad landevej eller jernbane. For konferencer, der løber over flere dage, skal du også tage hensyn til overnatningssteder for delegerede.
Fremme
For at tiltrække det maksimale antal delegerede skal en konferencekoordinator fremme konferencen. Ved at bruge databaser fra tidligere deltagere og udsigter frigiver du de første konferenceoplysninger via e-mail og leder folk til et websted. Konferencens websted skal give oplysninger om lokaler, rejsearrangementer, højttalere og emner. Det skal indeholde en online registreringsfacilitet og et forum for delegerede til at sende kommentarer til arrangementet. I forbindelse med konferencen skal koordinatoren fortsætte med at sende e-mail til prospekter, der ikke har registreret, frigive opdateringer til højttalere og tilbyde incitamenter til registrering.
Faciliteter
Konferencekoordinatoren skal kontrollere lokalet for at sikre, at den har alle faciliteter til konferencen. Præsentationsudstyr og skærme skal kontrolleres, og pladser arrangeres for det forventede antal delegerede. Du arrangerer catering og verificerer, at værtsholdet er fuldt ud klar over sine opgaver. På dagen for arrangementet opretholder du kontakt med præsentanter, højttalere og arrangementsteamet for at sikre, at konferencen løber efter planen. Om nødvendigt skal koordinatoren justere tidsplanen for at opretholde kontinuiteten og afslutte i tide
Post-Event
Efter konferencen beder koordinatoren delegerede om tilbagemelding og tager hensyn til eventuelle klager eller problemer for at forbedre fremtidige begivenheder. Du opretholder kontakt med delegerede og dem, der ikke kunne deltage, ved at sende en konferencerapport og sende detaljer om fremtidige konferencer. Konferencekoordinatoren skal også færdiggøre indtægter og omkostninger for at sikre, at arrangementet opfyldte sine finansielle mål.
