Korrekt brug af breve og notater er afgørende for kommunikation på arbejdspladsen.
Når det kommer til at dele information på arbejdspladsen, vil det ofte ikke være en regelmæssig samtale. Nogle oplysninger er bedst fremsendt skriftligt. Skemaer af arbejdspladsskrevne dokumenter omfatter breve, notater, rapporter og e-mail. Nøglen er at finde ud af, hvilken form der er bedst for den besked, du planlægger at levere. Brev og notater er to af de mere almindelige typer dokumenter, der er oprettet og distribueret på jobbet. Hver er karakteristisk og tjener forskellige formål. At forstå forskellen vil hjælpe dig med at skille sig ud som en succesfuld kommunikator.
Litterære breve
Bogstaver er mere formelle i forhold til andre forretningskommunikationer. Et brev er normen for udveksling af information med personer uden for dit firma. Du kan reagere på kunde spørgsmål, lade andre vide om dine tjenester eller tilbyde ansættelse til job kandidater med et brev. I nogle tilfælde er breve egnet til intern kommunikation. Et formelt brev er bedst, når du skal dokumentere eller kommunikere menneskelige ressourcer. For eksempel vil du skrive et brev for at lade en medarbejder vide om en lønforhøjelse eller en disciplinær handling.
Mindeværdige Notater
Memoranda, der almindeligvis omtales som notater, er til intern kommunikation. Disse dokumenter er mindre formelle, men bruges til at rapportere og levere en bred vifte af oplysninger. Du kan udstede notater hele firmaet eller til bestemte hold eller grupper. Du kan kommunikere en politik eller procedureopdatering, en ændring i arbejdsplaner eller give instruktioner om, hvordan du gennemfører en opgave med et notat. Et notat er et godt valg for at forklare en politisk ændring af brugen af personlige mobiltelefoner på arbejdspladsen.
Fit og Form
Der er grundlæggende forskelle i formatet af breve versus notater. Bogstaver er oftest skrevet i blokformat og omfatter følgende afsnit: Afsenderens navn og adresse, dato, modtagerens adresse, hilsen, krop, lukning og signatur. Et brev kan også indeholde et emne eller en referencelinje afhængigt af meddelelsens formål og modtager. På den anden side behøver et notat ikke adresser eller formelle hilsener. Et memo-format omfatter til og fra linjer, datoen, emnet og meddelelsen.
Det valg
Størr op dit publikum og besked formål før du skriver. Vælg derefter den type dokument, der passer bedst til din kommunikation. Vælg et brevformat, når du skal deltage i gruppegrupper, eller når du skal følge op på et møde med en formel recap. Send f.eks. Et personligt brev til personer, der er ramt af afskedigelser efter mundtlig kommunikation har fundet sted. Brug et notat til at give medarbejdere og ledere en opdatering af dit arbejde eller som en måde at levere regelmæssige statusrapporter på.
Skrive regler
Når du skriver breve, vær opmærksom på, at hvad du skriver og sender ud er en direkte refleksion over din virksomhed. Sørg for at kontrollere og dobbelttjekke informationens nøjagtighed, grammatik og tegnsætning. Du bør også undgå at sætte internt jargon, forkortelser og akronymer i dine breve. Udenstående vil ikke forstå eller forstå disse vilkår. Med notater er tekniske udtryk og akronymer okay, så længe den tilsigtede publikum er bekendt med betydningerne. Uanset om du skriver bogstaver eller notater, skal du sørge for, at den besked, du præsenterer, er klar, præcis og hensigtsmæssig til arbejdspladsen.
