Et notat til medarbejderne skal være kort, direkte og respektfuldt.
Skrive et notat til medarbejdere og medarbejdere tager finesse. Især når der fremsendes anmodninger eller dårlige nyheder, er det vigtigt at etablere god vilje og arbejdsplads moral. Af denne grund bør du tage visse forholdsregler og forholdsregler ved udarbejdelsen af et arbejdsmeddelelse for at sikre, at din besked forbedrer miljøet, snarere end betændelse af arbejdere.
Skriv med Goodwill
Udfyld de relevante datafelter. Feltet "Til:" skal indeholde publikum i notatet, som f.eks. "Alle medarbejdere" eller "Firma XYZ". Inklusive et klart "Til" -felt vil hjælpe medarbejderne med at forstå, at dette notat gik ud til alle, ikke kun udvalgte medarbejdere. Skriv derefter et "Fra:" felt, der indeholder dit navn eller din passende titel, f.eks. "Management" eller "HR Manager." Skriv et "Date:" felt, der angiver leveringsdatoen for notatet, og følg med et "Emne:" felt, der indeholder et bestemt emne for notatet. For denne lejlighed kan emnet læse, "Politik om rygning på arbejdspladsen."
Start din besked med en buffer, som et stykke information eller en simpel tak. Da dit mål er at skrive et notat, der afskrækker rygning på arbejdspladsen, skal du begynde med at takke medarbejderne for deres fortsatte engagement i en sund arbejdsplads. Denne tak kaldes en buffer, og det hjælper med at dæmpe de nyheder eller oplysninger, du skal levere i meddelelsen.
Sæt forespørgslen i neutralt sprog, der er direkte, men undgår passerende skyld. For eksempel, efter din buffer, kan du skrive: "Det er blevet opmærksom på, at rygning uden for bygningen har udført luftkvaliteten for dem, der kommer ind og forlader i arbejdstiden. Vær opmærksom på medarbejdere ved ikke at ryge uden for bygningen ." Denne tilgang dæmper politikken eller reglen implementeres ved at forklare den først.
Følg med fordele rettet mod medarbejdere. Dit notat er designet til at målrette rygere på arbejdspladsen, så deres behov og ønsker skal være i spidsen for meddelelsen. En simpel sætning som: "Brug venligst terrassen, som firmaet har udpeget til rygere brug." Dette viser, at du er opmærksom på rygere rettigheder, og at de har mulighed for at ryge, hvor de ikke vil forstyrre ikke-rygere.
Luk meddelelsen med en goodwill, der slutter, der etablerer en venlig tone mellem dig og læseren. Et eksempel kan være: "Tak fordi du overholder denne virksomheds politik og sikrer et sundt miljø for dine kolleger." Afslutte notatet med en tak eller en positiv erklæring hjælper igen at dæmpe meddelelsen og lade læserne føle sig mere positive om ændringerne eller politikkerne på arbejdspladsen.
