Generelt har en person i HR-afdelingen adgang til lægejournaler.
Personale medarbejdere har tillid til at opretholde en enorm mængde personlige oplysninger om medarbejdere. Opsparingspraksis for mange beskæftigelsesregistre er mandat af føderale love, som dem, der håndhæves af den amerikanske afdeling for arbejde, løn og time og US Equal Employment Opportunity Commission. Men optegnelser, der vedrører din medicinske status, er helt private og bør altid opretholdes separat fra dine ansættelseskort.
Medarbejderfiler
Medarbejderfiler indeholder personlige oplysninger om arbejdstagere, herunder socialsikringsnumre, nødkontaktnavne, løn- og løndata, arbejdsgodkendelsesdokumenter og optegnelser vedrørende disciplinære handlinger og jobpræstationer. I de fleste tilfælde har HR-medarbejdere rutinemæssigt adgang til medarbejderfiler til afdelingens aktiviteter. HR-personale vedligeholder medarbejderfiler i henhold til bedste praksis og retningslinjer for føderal og statslig registrering. For eksempel er lønregnskaber omfattet af krav til registrering af retfærdige arbejdsstandarder.
Medicinsk information
Ud over beskæftigelsesoplysninger, såsom præstationsvurderinger og deltagelsesregistre, opretholder HR-afdelinger sundhed og medicinsk-relateret information om nogle medarbejdere. Medarbejdere med arbejdstageres erstatningskrav eller medarbejdere, der har været ude af arbejde for lægelige fravær, har oplysninger, der skal opretholdes i en separat fil. HR-personale må ikke have medicinske filer for hver medarbejder, kun ansatte, der har en grund til at indgive medicinsk information til arbejdsgiverens optegnelser. I alle tilfælde skal din arbejdsgiver dog holde dine medicinske oplysninger adskilt fra standard beskæftigelsesoplysninger.
ADA
US Equal Employment Opportunity Commission håndhæver amerikanerne med handicaploven af 1990 og dens 2009-ændringer. ADA forbyder forskelsbehandling af medarbejdere med handicap eller ansatte, der anses for at være handicappede. Hvis du nogensinde skal anmode om indkvartering til handicap, er det sandsynligt, at du har leveret lægeoplysninger til din arbejdsgiver. Disse poster skal opbevares i en separat fil, fordi åben adgang til oplysningerne kunne krænke ADA's fortrolighedsbestemmelser.
HIPAA
En fælles misforståelse er, at alle arbejdsgivere skal opretholde separate medicinske filer baseret på retningslinjerne i Health Information Portability and Accountability Act, eller HIPAA. Nogle arbejdsgivere er faktisk forpligtet til at opretholde fortroligheden af medarbejdernes sundhedsoplysninger i henhold til HIPAA-reglerne, men det gælder kun for arbejdsgivere, der dækker medarbejdere i henhold til en gruppe sygesikringsplan og arbejdsgivere, der er selvforsikrede.
FMLA
Hvis du nogensinde har ansøgt om fratrædelse fra arbejde i henhold til lov om familie og medicin, er chancerne for, at du har givet din arbejdsgiver information om din medicinske tilstand. Dokumentation, der kræves for arbejdsgivere at godkende FMLA fravær omfatter certificeringsoplysninger fra din læge, som omfatter diagnose, behandlingsplan og prognose. Alle disse oplysninger skal opbevares i en separat lægefil og bør kun være tilgængelige for FMLA-koordinatoren til dit kontor.
Adgang
I en fuldt bemandet HR afdeling er der som regel en fordel administrator eller fordele specialist, der håndterer medarbejderproblemer relateret til ADA, FMLA, sundhedsdækning og i mange tilfælde arbejdstagernes erstatningskrav. Selv om de fleste medarbejdere i HR-afdelingen har adgang til dine ansættelsesfiler, kan kun en HR-medarbejder få adgang til dine lægeoplysninger. Begrænsning af adgangen til medarbejdernes lægejournaler hjælper med at sikre dit privatliv og sikrer, at dine personlige medicinske oplysninger ikke kommer i hænderne på medarbejdere, der ikke har behov for at vide.
