E-mail-etikette er nødvendig på arbejdspladsen.
Effektiv kommunikation hjælper med at opbygge tillid og respekt blandt kolleger. Det kan også hjælpe med at skabe et læringsmiljø og hjælpe hold med at nå mål. Email er en hurtig måde at kommunikere med hinanden på, og det er blevet en integreret del af den daglige interaktion på arbejdspladsen. Det er vigtigt for enkeltpersoner at overholde nogle regler for etikette, inden de sender en email, så modtageren forstår den tilsigtede betydning af meddelelsen. Arbejdsgivere bør undervise medarbejderne korrekt email-etikette for at sikre, at alle sendte e-mails er professionelle.
Giv uddannelse på e-mail-etikette. Medtag denne uddannelse til alle personer, der ansættes til arbejde hos virksomheden. Etablere de grundlæggende regler for al virksomhedskorrespondance. Bed medarbejderne om at lære reglerne og vise dem på firmaets opslagstavle.
Hold instruktionsseminarer om, hvordan du opbygger en professionel email. Giv eksempler på korrekte og forkerte e-mails. For eksempel levere e-mails, der ikke adresseres korrekt og bruge slang, og også give e-mails, der har perfekt struktur.
Send løbende tip om e-mail-etikette i firmaets nyhedsbrev eller email-tip en gang om ugen. Medarbejdere vil huske tips og tricks nemmere, hvis de modtager dem et par ad gangen i stedet for et langt dokument.
Diskuter ordentlig tone af e-mails. Undgå slang og regionale sætninger. Ikke alle, der læser en e-mail, vil tage det på samme måde, hvis det indeholder nonprofessional sprog. Emails skal være præcise og komme til det punkt.
Forklar formålet med e-mails, og når e-mails skal bruges, eller når møder skal finde sted. Normalt skal e-mails begrænses til en skærm. Hvis det er længere og indeholder flere problemer, er det bedst at diskutere problemerne ansigt til ansigt.
Undervis medarbejderne hvordan man opretter en e-mail-underskrift med virksomhedsoplysningerne. Gem alle e-mails inden for firmaets uniform for mere professionelt udseende.
Indstil regler om personlig e-mail-brug på arbejdspladsen. Mange arbejdsgivere tillader nogle personlige e-mails. Sørg for, at medarbejderne holder personlige e-mails til et minimum. Dette skal også være detaljeret i virksomhedens politikker og procedurer.
Bed medarbejderne om at kontrollere stavning og grammatik, inden de rammer send. Det eneste, der kræves, er at læse e-mailen en gang for at kontrollere fejl, og brug derefter stavekontrolfunktionerne i e-mail-programmet. At sende en email med flere fejl reducerer troværdigheden. Dette gælder især, når du sender email til en kunde.
