Mange HR-specialister har medarbejdere gennemgå deres udsagn, før de underskrives.
Du åbner en dåse af orme i din arbejdspladsundersøgelse, hvis du lader en vejleder læse en medarbejders klage, hun indgav hos medarbejderafdelingen. Medmindre tilsynsføreren har et legitimt behov for at vide, at medarbejderen selv har klaget eller nogen af detaljerne i hendes klage, bliver dokumentationen en del af en undersøgelsesfil, som kun visse HR-medarbejdere og juridiske rådgiver skal have adgang til.
Klageproces
Mange medarbejderhåndbøger indeholder selskabets proces for medarbejderklager. Afhængigt af virksomhedens struktur foretrækker nogle arbejdsgivere, at medarbejderne først går til deres vejledende, og hvis det ikke er muligt, skal medarbejderne indberette klager til afdelingslederen, inden de går til HR-afdelingen. Det er klogt at gå direkte til HR-afdelingen, hvis en medarbejder ikke kan tale med en leder. Engang en HR-medarbejder mødes med medarbejderen og giver typisk information om, hvordan virksomheden håndterer klager.
Arbejdspladsundersøgelser
Arbejdspladsundersøgelser skal holdes i tillid i det omfang det er muligt. Hvis en medarbejder klager over seksuel chikane, skal HR-specialisten naturligvis forsyne hvert vidne med en kort introduktion til klagen, inden han tager vidneudsagnet. Men HR-specialisten bør ikke videregive specifikke oplysninger om medarbejderens klage, og hun bør aldrig aflevere en ansattes skriftlige klage for vidner til at gennemgå og eventuelt afvise. Det omfatter medarbejderens vejleder. Medarbejdernes klager indgår i undersøgelsesfilen og bør ikke offentliggøres til nogen, der ikke er på listen over behov.
Tilsynsførende Bias
Det er ligegyldigt, om medarbejderens oprindelige klage er skriftligt eller om HR-specialisten udskriver medarbejderens mundtlige klage - medarbejderens vejleder bør have lov til at læse den. Hvis medarbejderen klagede over tilsynsføreren, kunne åbningen af undersøgelsesfilen til medarbejderens vejledende føre til gengældelse mod medarbejderen. Selv hvis HR-specialisten tager stilling til tilsynsføreren, ville hun ikke oplyse alt, hvad medarbejderen delte. En af nøglerne til at undersøge klager på arbejdspladsen modtager informationer fra medarbejdere, syntetiserer den og derefter stiller spørgsmål til spørgsmål baseret på analytiske og kritiske tænkningskompetencer og standardundersøgelsesteknikker.
Tilsynsaktion
Hvis medarbejderen klager over en anden medarbejder, kan tilsynsføreren få adgang til nogle detaljer om klagen, men han har stadig ikke brug for adgang til den skriftlige dokumentation. HR-specialisten kan i så fald henvende sig til tilsynsføreren til at gribe ind, indtil undersøgelsen er afsluttet. Hvis en medarbejder f.eks. Klager over, at hun er udsat for et fjendtligt arbejdsmiljø på grund af hendes medarbejders handlinger, kan HR foreslå, at vejlederen adskiller de to medarbejdere, tildeler dem forskellige skemaer eller i grove tilfælde suspenderer samarbejdspartneren arbejdstager, indtil HR gør sin endelige anbefaling.
